O que é um software de gestão de projetos de janelas e portas?

Gerenciar um projeto de janelas e portas pode parecer simples de fora. Um cliente precisa substituir vários vãos, alguém faz as medições, a empresa encomenda os produtos e, por fim, uma equipe de instalação conclui o serviço.

Na realidade, pode haver dezenas de decisões entre a primeira visita e a instalação final.

As medidas mudam. Produtos são escolhidos. Opções de vidro, cores, grades e configurações precisam ser confirmadas. Fotos são tiradas em campo. Orçamentos são revisados. Documentos são reunidos para o licenciamento. Instaladores fazem perguntas. Clientes solicitam alterações. Alguém precisa saber se determinado vão já foi medido, encomendado, aprovado ou instalado.

O software de gestão de projetos de janelas e portas foi desenvolvido para organizar todo esse processo.

Ao contrário dos softwares genéricos de gestão de projetos, que organizam principalmente tarefas, prazos e atribuições da equipe, um software especializado em janelas e portas pode organizar as informações reais que definem o projeto: vãos, medidas, produtos, orçamentos, desenhos, fotos, documentos, conversas e atualizações de campo.

A diferença se torna cada vez mais importante à medida que a empresa cresce.

O que um software de gestão de projetos de janelas e portas realmente faz?

Na forma mais simples, um software de gestão de projetos ajuda a empresa a entender o que está acontecendo em cada trabalho ativo.

Mas, para um empreiteiro de janelas e portas, saber que um projeto está “em produção” ou “pronto para instalação” é apenas parte do cenário.

A equipe também precisa entender o que será instalado.

Isso significa saber quais janelas e portas fazem parte do projeto, as medidas de cada vão, quais produtos foram escolhidos, o que foi orçado originalmente, se houve mudanças na medição final, onde está a documentação mais recente e o que os instaladores devem esperar ao chegar ao imóvel.

Um bom software de gestão de projetos de janelas e portas cria um local central onde essas informações podem acompanhar o projeto de uma etapa para a seguinte.

Em vez de reconstruir o projeto sempre que a responsabilidade passa de vendas para medição, orçamento, operações, licenciamento ou instalação, a próxima pessoa pode continuar trabalhando com as informações que já existem.

Não é a mesma coisa que um CRM

Um CRM e um sistema de gestão de projetos resolvem problemas diferentes.

Um CRM se concentra principalmente no relacionamento com o cliente. Ajuda as empresas a acompanhar leads, oportunidades, retornos, atividades de vendas e comunicação durante o processo comercial.

Isso é extremamente útil antes de um projeto se tornar um trabalho contratado.

Mas, quando o proprietário assina um contrato, começa a complexidade operacional.

A empresa agora precisa gerenciar medidas, especificações, pedidos, documentação, cronogramas, condições de instalação e possivelmente dezenas de vãos individuais.

É aí que o software de gestão de projetos de janelas e portas se torna importante.

Um CRM pode dizer quem é o cliente e onde a oportunidade está no funil de vendas. O software de gestão de projetos deve mostrar o que realmente está acontecendo com o trabalho.

Para muitos empreiteiros, os dois sistemas podem trabalhar juntos. Em outros casos, uma plataforma mais especializada pode combinar elementos de gestão de clientes, orçamento e operações do projeto no mesmo fluxo de trabalho.

Também é mais que um software de orçamentos

O software de orçamentos resolve outra parte essencial do processo.

Ele ajuda os empreiteiros a calcular preços, configurar produtos e gerar propostas. Para uma empresa de janelas e portas, isso pode economizar muito tempo em comparação com calcular cada vão manualmente em planilhas ou catálogos de preços separados dos fabricantes.

Mas o projeto não termina quando o orçamento é aceito.

Em muitos sentidos, é aí que ele começa.

Talvez seja preciso verificar as medidas. A documentação precisa ser preparada. Os produtos precisam ser encomendados. Arquivos se acumulam. Os instaladores precisam de informações. Fotos chegam do campo. Surgem perguntas durante a produção e a instalação.

O software de gestão de projetos de janelas e portas conecta essas etapas em vez de tratar o orçamento como um documento isolado.

O orçamento passa a fazer parte do histórico do projeto.

Por que um software genérico de gestão de projetos pode chegar ao limite

As ferramentas de gestão genérica de projetos são muito boas para criar tarefas.

Uma empresa pode criar um projeto, atribuir a alguém a tarefa “Concluir medição final”, definir um prazo e marcar a tarefa como concluída.

O problema é que um projeto de janelas e portas contém outra camada de informações por trás dessa tarefa.

O que mudou durante a medição final?

Foi a janela W-04 ou W-08?

Qual era a medida anterior?

Há uma foto mostrando por que mudou?

O cliente aprovou uma configuração diferente?

O setor de compras viu as informações atualizadas?

Uma tarefa pode dizer à empresa que algo aconteceu. Ela não necessariamente registra o contexto do projeto por trás do que aconteceu.

Essa é uma das maiores diferenças entre um software genérico de gestão de projetos e um software desenvolvido especificamente para empresas de janelas e portas.

A estrutura do software deve se parecer com a estrutura do trabalho real.

O vão faz parte do projeto

Os projetos de janelas e portas são peculiares porque boa parte das informações pode, no fim, ser conectada a locais físicos do imóvel.

Um projeto pode conter uma porta de entrada, três janelas de quarto, uma porta de correr de vidro, várias janelas fixas e múltiplos vãos em diferentes elevações.

Esses vãos não são apenas itens de orçamento.

Cada um pode ter suas próprias dimensões, configuração, produto, fotos, anotações, documentação e condições de instalação.

É por isso que a organização visual pode se tornar especialmente valiosa na gestão de projetos de janelas e portas.

Em vez de procurar em uma pasta com quarenta fotos, idealmente a equipe deveria conseguir entender qual foto pertence a qual parte do projeto.

Em vez de ler uma anotação longa explicando que “a segunda janela do lado esquerdo da casa mudou”, a informação pode ser associada ao vão real.

Quanto mais o projeto digital se parece com o projeto físico, mais fácil fica para todos entenderem o que está acontecendo.

Manter as informações conectadas da medição à instalação

Um dos maiores problemas operacionais na atividade dos empreiteiros não é necessariamente a falta de informações.

São as informações desconectadas.

O vendedor pode ter o orçamento. O técnico de medição tem fotos no celular. A equipe de operações tem uma planilha. Os documentos de licenciamento ficam na nuvem. As perguntas de instalação acontecem por mensagens. Outra pessoa tem o PDF mais recente.

Cada sistema individual pode funcionar perfeitamente.

O problema surge entre eles.

O software de gestão de projetos de janelas e portas deve reduzir essas lacunas, dando ao projeto um registro contínuo.

Quando uma medida muda, a informação deve permanecer conectada ao projeto. Quando um arquivo é enviado, deve haver contexto sobre por que ele existe. Quando alguém faz uma pergunta, a decisão resultante não deve desaparecer em uma conversa sem relação com o projeto.

Ao longo da vida de centenas ou milhares de projetos, essa continuidade se torna extremamente valiosa.

Onde o WindSketch adota uma abordagem diferente

É também nesse ponto que o WindSketch aborda a gestão de projetos de forma diferente de muitos sistemas tradicionais.

WindSketch começou com foco no lado visual dos projetos de janelas e portas: vãos, croquis, medidas, elevações e orçamentos. Quando a plataforma se expandiu para a gestão de projetos, o objetivo não era simplesmente adicionar mais um quadro de tarefas sobre essas informações.

O próprio projeto se tornou o espaço de trabalho.

Croquis, orçamentos, vãos, arquivos, conversas, tarefas e documentação de campo podem permanecer conectados ao mesmo trabalho, em vez de obrigar as equipes a recriar esse contexto em sistemas separados.

Um gerente de projetos continua podendo gerenciar tarefas e etapas. Mas a pessoa que executa essas tarefas também pode trabalhar com as informações por trás delas.

Um instalador não precisa apenas saber que o Projeto 1842 está agendado para terça-feira. Ele precisa do escopo de trabalho mais recente, informações dos vãos, fotos, documentos e quaisquer decisões que possam afetar a instalação.

Essa conexão entre a gestão de projetos e o trabalho físico real é uma parte importante da concepção do WindSketch como plataforma.

O que os empreiteiros devem procurar?

O melhor software de gestão de projetos de janelas e portas não é necessariamente o sistema com a maior lista de recursos.

É o sistema que reduz a quantidade de informações que sua empresa precisa recriar, procurar ou explicar.

Ao avaliar um software, considere o que acontece com o projeto depois da venda.

Alguém de operações consegue entender rapidamente o que foi vendido? A equipe de medição final consegue atualizar o mesmo projeto? Fotos e documentos podem ser conectados ao trabalho que descrevem? Os instaladores podem acessar as informações mais recentes? Os gerentes de projetos conseguem ver o que mudou sem procurar em e-mails e mensagens?

Acima de tudo, pergunte quantos outros sistemas sua equipe ainda precisa abrir para entender um único projeto.

Essa pergunta muitas vezes revela mais que uma comparação de recursos.

A gestão de projetos deve tornar o projeto mais fácil de entender

O software não pode eliminar a complexidade de um projeto de janelas e portas.

Ainda haverá alterações, vãos incomuns, pedidos de clientes, questões de fabricação, requisitos de licenciamento e condições inesperadas em campo.

O papel do software é tornar essa complexidade mais fácil de entender.

O software de gestão de projetos de janelas e portas oferece às empresas uma forma estruturada de levar as informações da primeira visita ao cliente até a medição, o orçamento, os pedidos, o licenciamento e a instalação.

E, à medida que o setor continua se afastando de planilhas, pastas compartilhadas e aplicativos desconectados, as plataformas mais úteis provavelmente serão aquelas que fazem mais do que acompanhar o que precisa acontecer em seguida.

Elas preservarão o contexto de tudo o que já aconteceu.

Porque gerenciar a tarefa é útil.

Gerenciar todo o projeto ao redor dela é melhor.