¿Qué es WindSketch? Guía completa para principiantes
Descubre cómo WindSketch conecta clientes, planos, estimados, documentos y equipos, y cómo adaptar tu espacio de trabajo a la manera en que funciona tu empresa.
Cada empresa de ventanas y puertas tiene su propia forma de trabajar. Algunas empiezan visitando una propiedad y dibujando un plano de planta. Otras comienzan recopilando información del cliente, preparando un estimado o revisando los detalles del proyecto antes de asignar el trabajo a su equipo.
Aunque estas empresas operan en la misma industria, sus flujos de trabajo pueden ser muy diferentes.
WindSketch es una plataforma diseñada para reunir estos procesos en un espacio de trabajo compartido sin obligar a las empresas a cambiar la forma en que ya trabajan.
Con WindSketch, puedes organizar proyectos, crear dibujos, registrar medidas, preparar estimados, gestionar documentos, coordinar empleados y mantener las conversaciones relacionadas con el trabajo en un solo lugar. Puedes usar todas estas herramientas o solo las que tu negocio necesite.
En esta guía, aprenderás cómo funciona WindSketch, qué puedes hacer con sus herramientas principales y cómo configurar un espacio de trabajo que se adapte a tu empresa.
¿Qué es WindSketch?
WindSketch es una plataforma de gestión de proyectos y operaciones creada para empresas de ventanas, puertas, persianas y vidrio.
Combina herramientas para gestionar clientes, proyectos, dibujos, estimados, documentos, comunicación y actividades del equipo en un solo entorno.
Pero WindSketch es más que una colección de aplicaciones bajo una sola cuenta. Lo que lo diferencia es cómo estas herramientas trabajan juntas en un espacio de trabajo conectado, donde la información puede utilizarse a lo largo de las distintas etapas de un proyecto.
Por ejemplo, un empleado puede registrar las medidas de una ventana durante una visita al sitio, otro puede usar esa información para preparar un estimado, y un tercero puede revisar los documentos relacionados cuando llegue el momento de la instalación.
Lo mismo aplica para fotos, conversaciones, aprobaciones y otra información del proyecto. En lugar de gestionar cada etapa en una aplicación diferente, los equipos pueden mantener su trabajo dentro de WindSketch.
Y lo más importante, no tienes que usar todas las herramientas ni seguir un flujo de trabajo predefinido.
WindSketch se adapta a la forma en que trabaja tu empresa
Una de las funciones más importantes de WindSketch es la capacidad de configurar cómo trabaja tu empresa dentro de la plataforma.
Muchos productos de software de gestión están construidos alrededor de un flujo de trabajo fijo. Para aprovechar todas sus funciones, las empresas a menudo tienen que reorganizar partes de sus operaciones para adaptarlas al software.
WindSketch adopta un enfoque diferente.
La plataforma te permite elegir dónde comienza tu trabajo según las necesidades de tu empresa. Puedes empezar con distintas herramientas sin tener que navegar por las mismas pantallas cada vez.
Si tu empresa comienza con dibujos, empieza con Sketch Editor
Algunas empresas necesitan una representación visual de una propiedad antes de preparar una propuesta. Sus empleados visitan la vivienda, identifican las ventanas y puertas existentes, registran las medidas y dibujan la distribución del edificio.
En este caso, WindSketch puede configurarse para que, cuando se cree un nuevo proyecto, el equipo empiece directamente en Sketch Editor.
Desde allí, pueden desarrollar el dibujo, añadir aberturas y documentar el trabajo.
Si tu empresa comienza con estimados, usa Estimate Builder
No toda empresa necesita dibujar un plano de planta para preparar un estimado.
Una empresa puede recibir directamente de los clientes las dimensiones y especificaciones de los productos, o trabajar con información que ya ha sido recopilada.
En ese caso, el flujo de trabajo puede comenzar en Estimate Builder, donde los empleados pueden seleccionar productos, introducir medidas, aplicar precios y preparar propuestas sin usar Sketch Editor.
Si necesitas gestionar operaciones, empieza con Project Overview
Para los gerentes de proyecto, el punto de partida puede ser una visión general del trabajo.
Project Overview te permite revisar la información clave del proyecto y trabajar con las actividades, documentos y detalles necesarios para coordinar a los distintos miembros del equipo.
Este enfoque es útil para empresas que gestionan varios departamentos o necesitan hacer seguimiento de las distintas etapas de cada trabajo.
Si tus proyectos comienzan con información de leads, empieza en Clients
Otras empresas prefieren empezar recopilando información del cliente.
WindSketch también te permite organizar tu flujo de trabajo en torno a Clients, donde los empleados pueden gestionar los datos del cliente antes de pasar a los proyectos y otras actividades.
Esto permite que la plataforma se adapte a un proceso de ventas existente sin exigir que cada flujo de trabajo comience con un dibujo o un estimado.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo puedes usar WindSketch. Cada empresa puede configurar su espacio de trabajo en torno a las herramientas y procesos que utiliza todos los días.
El objetivo no es cambiar la forma en que trabajas para usar WindSketch. Es configurar WindSketch en torno a la forma en que ya trabajas.
Un solo espacio de trabajo donde todos pueden colaborar
La colaboración es una parte central de WindSketch. La plataforma permite que varias personas trabajen en diferentes partes del mismo proyecto. Los equipos pueden colaborar en dibujos, estimados, documentos, archivos, conversaciones y actividades según sus responsabilidades y permisos.
Por ejemplo, un vendedor podría estar preparando un estimado mientras otro empleado revisa los documentos del proyecto. Al mismo tiempo, un gerente puede usar Discussions para aclarar una pregunta sobre una ventana, mientras el equipo de instalación accede a fotos o medidas almacenadas en Filesystem.
Todos están trabajando en distintas partes del proyecto, pero dentro del mismo entorno.
Este tipo de colaboración es especialmente útil para empresas con vendedores, estimadores, técnicos, administradores e instaladores que necesitan compartir información con regularidad.
En lugar de mover documentos y decisiones entre aplicaciones, WindSketch hace posible trabajar con la información donde se necesita.
Veamos cómo funciona esta colaboración en las principales herramientas de la plataforma.
Organiza a tus clientes y proyectos
Los proyectos reúnen la información relacionada con cada trabajo.
Puedes crear proyectos, conectarlos con clientes y propiedades, asignar miembros del equipo y organizar sus distintas etapas.
WindSketch admite estados como Opened, Waiting for Approval, Approved, In Progress y Finished para ayudar a los equipos a hacer seguimiento del progreso.
También puedes buscar proyectos, aplicar filtros, usar etiquetas y configurar listas reutilizables que se ajusten a la información que gestiona tu empresa.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar clasificar los trabajos por tipo de instalación, mientras que otra puede preferir organizarlos por departamento o por características del proyecto.
WindSketch te permite personalizar partes de esta estructura para que los empleados puedan trabajar con la información organizada de una forma familiar.
Los proyectos también conectan estimados, archivos, tareas, conversaciones y otros elementos de la plataforma.
Puedes leer la guía sobre cómo crear un proyecto en WindSketch.
Crea dibujos con Sketch Editor
Para las empresas que usan dibujos como parte de su trabajo, WindSketch incluye un editor visual con herramientas diseñadas específicamente para la industria de ventanas y puertas.
Con Sketch Editor, puedes crear planos de planta, dibujar alzados y paredes, y colocar ventanas, puertas y otros elementos directamente sobre la distribución de la propiedad.
Cada abertura puede tener un identificador, dimensiones, especificaciones del producto, fotos y otra información relacionada.
Por ejemplo, puedes etiquetar una ventana como W1, registrar sus medidas y adjuntar fotos de la ubicación donde se instalará.
Esto ayuda a otros empleados a identificar rápidamente la abertura y revisar sus detalles.
Empieza con un dibujo o usa un mapa existente
No siempre tienes que empezar con un dibujo en blanco.
WindSketch incluye Automatic Building Footprint, una herramienta que te permite introducir la dirección de una propiedad y recuperar el contorno del edificio cuando los datos están disponibles.
También ofrece un complemento impulsado por IA que puede convertir imágenes compatibles de mapas de Property Appraiser en sketches editables.
Estas opciones ayudan a reducir el trabajo manual que implica crear la representación inicial de una propiedad.
Obtén más información en Type the Address. Get the Footprint. Start Measuring.
Colabora directamente sobre el dibujo
Sketch Editor también es un espacio de trabajo colaborativo.
Los miembros del equipo pueden participar en la creación y revisión de dibujos, inspeccionar sus elementos y mantener conversaciones vinculadas a puntos específicos del plano.
Un técnico puede registrar las medidas de una abertura mientras otro miembro del equipo revisa sus especificaciones o añade documentación.
Comparte archivos y trabaja en conjunto con Filesystem
Cada proyecto puede generar una gran cantidad de documentos: fotos, videos, permisos, contratos, archivos del fabricante, registros de medidas y documentación de instalación.
WindSketch incluye un Filesystem que permite a los equipos organizar y acceder a estos archivos dentro de cada proyecto.
Pero Filesystem no es solo un lugar para almacenar documentos.
También es un espacio colaborativo donde los miembros del equipo pueden aportar información y trabajar con los archivos que necesitan para sus responsabilidades.
Por ejemplo, un vendedor puede subir fotos tomadas durante una visita al sitio. Más tarde, el gerente de proyecto puede revisar esas fotos, mientras otros empleados añaden archivos relacionados con las medidas, la producción o la instalación.
Cuando todos trabajan con la información dentro del mismo proyecto, es más fácil encontrar documentos y mantener organizadas las aportaciones.
Media Layer: documentos conectados al dibujo
Las empresas que usan Sketch Editor también pueden aprovechar Media Layer.
Esta herramienta te permite colocar fotos, videos, grabaciones de audio y documentos directamente sobre un dibujo, conectándolos con una ubicación, área o abertura específicos.
Imagina que descubres madera dañada alrededor de una ventana durante una visita al sitio. Puedes tomar una foto y colocarla directamente en la ubicación correspondiente del sketch.
Cuando otro empleado revise el dibujo, podrá ver dónde está el problema y acceder a la documentación relacionada.
Puedes explorar estas herramientas en la guía sobre cómo usar Media Layer y Filesystem en WindSketch.
Mantén las conversaciones dentro del proyecto
Una parte importante del trabajo de cualquier empresa implica preguntas, aclaraciones y decisiones.
Un empleado puede necesitar confirmar una medida, un estimador puede tener una pregunta sobre una especificación del producto, o un instalador puede descubrir una condición que no se había documentado previamente.
WindSketch incluye Discussions para mantener estas conversaciones dentro del espacio de trabajo.
Los usuarios pueden crear hilos, responder mensajes, mencionar a compañeros y adjuntar archivos. Las conversaciones pueden vincularse a proyectos, áreas, aberturas o documentos específicos.
Por ejemplo, si un instalador descubre un problema con una puerta, puede iniciar una discusión, adjuntar una foto y mencionar al gerente correspondiente.
En lugar de recibir un mensaje aislado, el gerente puede revisar la conversación junto con la información relevante del proyecto.
WindSketch también incluye Discussion Activity, donde puedes revisar conversaciones anteriores, buscar mensajes y filtrar por proyecto, participante, rango de fechas o mención.
Esto mantiene las decisiones accesibles para los miembros autorizados del equipo para que puedan revisarlas más adelante.
Prepara estimados con Estimate Builder
Estimate Builder es la parte de WindSketch donde puedes preparar cotizaciones usando productos, medidas, servicios y reglas de precios.
Puedes usarlo como parte de un flujo de trabajo que comienza con un sketch, o trabajar directamente en Estimate Builder sin dibujar un plano de planta.
Por ejemplo, si un cliente solicita una cotización para cinco ventanas y ya tienes sus dimensiones, puedes abrir Estimate Builder, seleccionar los productos y preparar la propuesta.
También puedes usar la información de aberturas registrada previamente en Sketch Editor.
Configura tus productos y precios
WindSketch admite diferentes fabricantes, modelos y configuraciones de productos.
Puedes incluir especificaciones como dimensiones, tipos de vidrio, colores, grids y otras opciones que afectan el precio.
La plataforma ofrece herramientas para configurar distintos métodos de cálculo, márgenes, recargos y servicios adicionales.
Para estructuras de precios más complejas, WindSketch incluye herramientas avanzadas como Factory Stepper, que ayuda a adaptar los cálculos a ciertas reglas de precios utilizadas por los fabricantes.
Colabora mientras preparas una cotización
Estimate Builder también forma parte del entorno colaborativo de WindSketch.
La elaboración de cotizaciones no tiene por qué depender de una sola persona ni permanecer desconectada del resto del proyecto.
Los miembros autorizados del equipo pueden participar en la preparación y revisión de la información comercial, trabajar con los productos y las medidas pertinentes, y continuar el proceso hasta que la propuesta esté lista para el cliente.
Por ejemplo, un vendedor puede iniciar una cotización, un estimador puede encargarse de los detalles técnicos y un gerente puede revisar la propuesta antes de compartirla.
Esta colaboración conecta las actividades de ventas con el resto de la operación, de modo que cada departamento no necesita mantener una versión separada de la misma información.
Puedes explorar las herramientas disponibles en la página de funciones de WindSketch.
Prepara propuestas, contratos y aprobaciones
Una vez que una cotización está completa, WindSketch te permite continuar preparando documentos de ventas.
Puedes generar propuestas, trabajar con diferentes opciones y compartir la información que los clientes necesitan para revisar el trabajo.
La plataforma también incluye herramientas para gestionar contratos y firmas electrónicas.
Los documentos relacionados pueden mantenerse dentro del proyecto, donde los miembros autorizados del equipo pueden acceder a ellos cuando lo necesiten.
Esto ayuda a conectar las decisiones de ventas con las etapas que siguen.
Cuando llega el momento de preparar una instalación, los gerentes pueden revisar la propuesta aprobada, los documentos y la información técnica sin tener que reconstruir la historia del proyecto.
Coordina tareas, actividades y recordatorios
WindSketch también ayuda a los equipos a organizar su trabajo diario.
Puedes asignar responsabilidades, gestionar tareas, revisar actividades pendientes y hacer seguimiento del progreso del proyecto.
El calendario te permite organizar eventos, visitas a obra y actividades relacionadas con el trabajo. WindSketch también admite la sincronización con Google Calendar.
Los recordatorios se pueden programar para una fecha específica o configurarse para que se repitan según las necesidades de tu equipo.
Por ejemplo, puedes programar un seguimiento después de enviar una cotización, establecer un recordatorio para una segunda medición o planificar una actividad relacionada con una instalación.
Para los gerentes que supervisan varios trabajos, WindSketch también ofrece herramientas de seguimiento, cronogramas y gráficos de Gantt.
Estas herramientas pueden usarse junto con Sketch Editor y Estimate Builder, pero también admiten flujos de trabajo en los que los dibujos o las cotizaciones no son el foco principal.
Trabaja desde la oficina o desde el campo
Las empresas de ventanas y puertas necesitan que su información esté disponible en diferentes ubicaciones.
Los vendedores pueden trabajar desde sus computadoras, los técnicos necesitan acceder a los proyectos mientras toman medidas y los instaladores necesitan documentos cuando llegan a una propiedad.
WindSketch está disponible a través de su plataforma web y aplicaciones móviles para iPhone y Android.
Esto permite a los miembros del equipo acceder a información relacionada con proyectos, medidas, fotos, documentos y actividades desde diferentes dispositivos.
Aunque algunas herramientas avanzadas pueden diferir entre la plataforma web y las aplicaciones móviles, todas pertenecen al mismo espacio de trabajo.
El objetivo es evitar que los equipos de campo trabajen con información que esté desconectada de la que usa la oficina.
Amplía WindSketch con herramientas especializadas
Además de sus herramientas principales, WindSketch ofrece un Marketplace con complementos que amplían las capacidades de la plataforma.
Estos incluyen herramientas para elevaciones, shutters, informes de presión del viento, integración contable y otras funciones especializadas.
WindSketch también ofrece soluciones como AI Website Agent, que puede responder preguntas de los visitantes en un sitio web y ayudar a captar oportunidades de venta.
Estas herramientas permiten a las empresas ampliar el sistema según sus necesidades comerciales.
No todas las empresas necesitan los mismos complementos. Algunas pueden centrarse en la elaboración de cotizaciones y la gestión de proyectos, mientras que otras necesitan documentación técnica, integración contable o herramientas adicionales de atención al cliente.
La disponibilidad de complementos puede depender de tu plan o de la configuración adquirida.
Cómo empezar con WindSketch
La mejor manera de empezar con WindSketch es identificar cómo trabaja actualmente tu empresa.
No necesitas aprender todas las herramientas ni cambiar tu flujo de trabajo antes de empezar a usar la plataforma.
Primero, piensa en dónde suele comenzar una nueva oportunidad o proyecto.
¿Tus vendedores visitan propiedades y preparan dibujos? ¿Recibes solicitudes de cotización con las medidas ya proporcionadas? ¿Tu personal comienza registrando clientes? ¿Tu prioridad principal es coordinar proyectos y empleados?
La respuesta te ayudará a decidir cómo configurar WindSketch.
Si trabajas principalmente con dibujos, puedes estructurar tu espacio de trabajo alrededor de Sketch Editor y comenzar documentando openings, medidas e información visual.
Si preparas cotizaciones directamente, puedes comenzar con Estimate Builder y añadir los productos y servicios que necesites.
Una vez que hayas elegido tu punto de partida, puedes introducir otras herramientas gradualmente.
Por ejemplo, podrías comenzar con Clients y Estimate Builder, añadir Filesystem para organizar documentos y, más adelante, introducir tareas, Discussions o Sketch Editor según tu operación los requiera.
También puedes invitar a miembros del equipo y configurar sus roles y permisos para que cada persona trabaje en las áreas relevantes para sus responsabilidades.
WindSketch ofrece demostraciones y acompañamiento inicial para ayudar a las empresas a configurar sus flujos de trabajo.
¿Para quién está diseñado WindSketch?
WindSketch está diseñado principalmente para empresas que venden, fabrican o instalan ventanas, puertas, shutters y productos de vidrio.
Puede ser utilizado por pequeñas empresas donde una sola persona se encarga de varias responsabilidades, así como por compañías más grandes con departamentos dedicados a ventas, medidas, cotización, producción, permisos e instalación.
Una empresa que solo necesita preparar cotizaciones puede usar una configuración diferente de otra que necesita gestionar documentación técnica y coordinar varios equipos de instalación.
Ambas pueden trabajar dentro de WindSketch sin estar obligadas a usar exactamente las mismas herramientas.
La plataforma es especialmente útil para organizaciones que buscan mejorar la colaboración entre departamentos y reducir su dependencia de aplicaciones desconectadas.
Un espacio de trabajo que crece con tu empresa
WindSketch comenzó con herramientas especializadas para dibujar y documentar proyectos de ventanas y puertas. Hoy es una plataforma que conecta mucho más que dibujos y medidas.
Los equipos pueden colaborar en dibujos, archivos, cotizaciones, conversaciones y actividades, con la información organizada en torno a sus proyectos y flujos de trabajo.
Y como cada empresa trabaja de manera diferente, WindSketch permite a los negocios configurar su entorno y elegir las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades.
No tienes que empezar con un sketch si tu empresa no utiliza dibujos. No necesitas configurar un motor de precios complejo si solo quieres organizar tus proyectos. Y no tienes que usar todos los módulos desde el primer día.
Puedes empezar con lo que ya haces, introducir las herramientas que necesitas y ampliar tu espacio de trabajo a medida que crecen tus operaciones.
WindSketch no está diseñado para imponer una nueva forma de trabajar. Está diseñado para conectar y mejorar la forma en que tu empresa ya opera.
¿Quieres saber más sobre WindSketch?
La mejor manera de descubrir cómo WindSketch puede funcionar para tu empresa es verlo aplicado a tus propios procesos.
Durante una demo, puedes explorar las diferentes herramientas, revisar las opciones de configuración y aprender cómo organizar tu equipo, proyectos, cotizaciones y documentación.
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